La facturation électronique, vous en avez forcément entendu parler mais savez-vous de quoi il s’agit exactement ? Est-elle obligatoire ? Quels critères doit-elle respecter pour être conforme ? Qui est soumis à la facturation électronique ? Quels sont les bénéfices pour votre entreprise ? Et pour vos clients et fournisseurs ?
Pour vous aider, on a recensé dans cet article, toutes les informations à retenir. Car autant vous le préciser d’emblée, une facture électronique n’est pas seulement une facture envoyée par e-mail. Ce serait trop simple et la réforme n’existerait pas.
Une facture électronique, c’est quoi ?
Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique.
Différente d’une simple facture « papier » ou PDF, une facture électronique, au sens de la réforme, devra respecter le format structuré : Facture X. Il désigne un standard de facture électronique. Il s’agit donc d’un type d’EDI (Échange de Données Informatisé), conforme aux normes internationales. Factur-X contient plusieurs formats de fichiers, de sorte à être lisible et exploitable à la fois :
- Par l’humain (format PDF/A3)
- Par des machines (format XML).
Ça ne s’arrête pas là, elle devra également contenir les mentions obligatoires supplémentaires telles que :
- Le numéro SIRET de votre client
- L’adresse de livraison, si différente de l’adresse de facturation
- La catégorie de vente : biens, services, mixtes
- Le numéro de TVA de votre client
- La mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits” si vous avez choisi ce mode de paiement.
Tour d’horizon sur la réforme
Pas de panique, la facturation électronique est déjà une pratique courante pour de nombreuses entreprises. Cependant, avec la réforme, elle va devenir obligatoire. GE, ETI, PME, associations, … toutes sont concernées. Désormais, les factures émises entre entités devront être dématérialisées et transmises via un portail de facturation électronique : PPF.
Le but de cette réforme ? Simplifier les échanges commerciaux et lutter contre la fraude fiscale. Elle permettra également d’accélérer les paiements et de réduire les coûts associés à la gestion des factures papier. Deux nouvelles notions font également leur apparition :
- L’e-invoicing : La dématérialisation des factures
- L’e-reporting : Permet d’envoyer aux administrations un rapport sur les ventes B2C réalisées, les achats et ventes internationales B2B ainsi que les données de paiement pour les ventes qui relèvent de la TVA sur les encaissements réalisés.
Pour vous simplifier encore plus la tâche (et pour celles et ceux qui n’ont pas le courage de tout lire), on vous fait des schémas !
Et si vous en tiriez tous les bénéfices ?
Vous vous interrogez sûrement sur les objectifs de cette réforme. Renforcer la compétitivité, simplifier les obligations déclaratives des entreprises, lutter contre la fraude fiscale ou permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises, … C’est bien tout ça mais à votre échelle, quels avantages vous seront profitables ?
- Diminution des coûts d’envoi
- Réduction des coûts de traitement manuel
- Suppression des risques d’erreurs
- Amélioration des délais moyens de paiement
- Réduction de l’empreinte carbone
- Démarche citoyenne et respectueuse de l’environnement
Vos équipes vous remercieront, votre porte-monnaie et vos clients aussi. Donnez l’image d’une entreprise moderne, améliorez votre satisfaction client et travaillez sur votre démarche RSE !
Côté risques, que doit-on craindre ?
On vous a présenté les aspects positifs de cette réforme mais il est de notre rôle de conseiller, de vous avertir les sanctions encourues en cas de non-respect des obligations. Ainsi, peuvent être appliquées :
- En cas de défaut de facturation électronique, une amende de 15€ par facture peut être imposée, avec un plafond annuel maximum de 15 000€.
- Le non-respect de l’obligation d’e-reporting pourra entraîner une amende de 250€ par défaut de transmission, avec un plafond annuel maximum de 15 000€.
- La non-transmission des informations à l’administration fiscale par les Prestataires de Services de Paiement pourra être sanctionnée d’une amende de 15€ par facture et de 750€ par transmission, avec un plafond annuel de 45 000€ pour les deux sanctions.
Le risque majeur serait évidemment de paralyser l’activité de votre entreprise, qui ne peut ni émettre ni recevoir les factures.
Comment réussir sa transition vers la facturation électronique avec ZeenDoc ?
ZeenDoc n’a pas attendu pour dévoiler ses meilleures solutions : création des factures, traitement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements, … Des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée pour votre entreprise qui peuvent être considérablement réduites grâce au logiciel ZeenDoc.
Oubliez le format papier, laissez place au format PDF ! Avec Zeendoc, la dématérialisation des factures est à la portée de toutes les entreprises. Pourquoi pas vous ? Dites « adieu » aux factures papier et « bienvenue » à la digitalisation.
Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée au 1er septembre 2026. Mais l’échéance arrivera bien assez tôt alors réduisez la marge de risques en vous préparant dès maintenant.
Rien de tel qu’un échange de vive voix pour comprendre les enjeux de votre
projet et vous présenter la solution qui répondra à vos attentes.
C’est l’heure du test !
Grâce au quiz conçu par nos équipes, testez vos connaissances et évaluez le degré de préparation sur la question de cette nouvelle réforme.